Pembinaan Kearsipan


TATA KEARSIPAN

DASAR HUKUM

 

PERIODE II (ERA AWAL REFORMASI – REFORMASI BIROKRASI)

  1. Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
  2. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  3. Undang-Undang No. 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara;
  4. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
  5. Undang-Undang No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan;
  6. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012  tentang  Pelaksanaan UU, No. 43 tentang Kearsipan;
  7. Peraturan Presiden RI No.47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara;
  8. Peraturan Presiden RI No.24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Negara Serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara;
  9. Peraturan Menteri PU No. 37/PRT/M/2007 tentang Pedoman Tata Laksana Persuratan & Kearsipan;
  10. Peraturan Menteri PU No. 38/PRT/M/2007 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip;
  11. Peraturan menteri PU No.39/PRT/M//2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip;
  12. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 21/PRT/M/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Kementerian Pekerjaan Umum.
  13. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 08/PRT/M/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum;
  14. Peraturan Menteri PU No. 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum.
  15. Peraturan Menteri Negara PAN No. 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
  16. Peraturan Menteri Negara PAN No. PER/15/M.PAN/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi;
  17. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan Instansi Pemerintah;

 

ASAS-ASAS TATA KEARSIPAN

( Berdasarkan Undang-Undang  No: 43 Tahun 2011 tentang Kearsipan )

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:

  1. Asas Kepastian Hukum

            bahwa penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggaraan negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum uang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

  1. Asas Keatutentikan dan Keterpercayaan

  bahwa penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

  1. Asas Keutuhan

  bahwa penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

d)    Asas Asal Usul (principle of provenance)

  bahwa asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

e)    Asas Aturan Asli (principle of original order)

bahwa asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

  1. Asas Keamanan dan Keselamatan

Asas Keamanan adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

Asas Keselamatan adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

  1. Asas Keprofesionalan

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

 

h)         Asas Keresponsifan

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang terkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

  1. Asas Keantisipatifan

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan

  j)   Asas Kepartisipatifan

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

  1. Asas Akuntabilitas

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

l)    Asas Kemanfaatan

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

  1.   Asas Aksesibilitas

Bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

  •  Asas Kepentingan Umum

Bahwa penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

 

PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN

(Berdasarkan  PP 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan)

 

JENIS  DIKLAT DALAM JABATAN BIDANG KEARSIPAN

  1. DIKLAT  FUNGSIONAL ARSIPARIS (Pasal  19  ayat 2)

Penjelasan PP 28/2012

Pendidikan dan pelatihan dalam rangka pengangkatan dan penjenjangan jabatan fungsional arsiparis.

Pasal 20 ayat 6

Kurikulum pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis mengacu kepada standar kompetensi jabatan fungsional arsiparis.

 

2.   DIKLAT  TEKNIS  KEARSIPAN (Pasal  19  ayat 2)

Penjelasan PP 28/2012

 

Pendidikan dan pelatihan dalam rangka peningkatan kompetensi dan profesional untuk menduduki jabatan yang berkaitan dengan fungsi dan tugas di bidang kearsipan.

Pasal  21  ayat 1

Dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan.

Pasal 21 ayat 5

Kurikulum pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan mengacu kepada standar kompetensi dalam jabatan yang fungsi, tugas dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan.

 

 

1.    DIKLAT FUNGSIONAL  ARSIPARIS

Pasal  20   ayat 2

1. Diklat  Fungsional  Arsiparis Tingkat  AHLI

Diikuti oleh pegawai negeri yang akan menduduki jabatan fungsional arsiparis disebut dengan pendidikan dan pelatihan pengangkatan  arsiparis.

2. Diklat  Fungsional  Arsiparis Tingkat   TERAMPIL

Diikuti oleh pegawai negeri yang telah menduduki jabatan fungsional arsiparis sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan disebut dengan pendidikan dan pelatihan penjenjangan  arsiparis.

 

 

2.      DIKLAT  TEKNIS  KEARSIPAN

Pasal  21   ayat 2

1. Diklat Teknis Kearsipan Pengelola Arsip

Diikuti oleh pegawai negeri atau pegawai lainnya yang akan atau telah menduduki jabatan yang fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan.

 

Pegawai  lainnya: peserta pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan yang berasal dari BUMN atau BUMD, perusahaan swasta, organisasi masyarakat, dan organisasi politik.

 

2. Diklat Teknis Kearsiapan Pimp.Unit Kearsipan

Diikuti oleh kepala unit kearsipan atau kepala lembaga kearsipan yang akan atau telah menduduki jabatan serta pejabat struktural di bidang kearsipan.

Pejabat struktural di bidang kearsipan: pejabat struktural di lingkungan unit kearsipan dan lingkungan lembaga kearsipan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SDM  KEARSIPAN

Pasal 147  

  

Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas Pejabat Struktural di bidang kearsipan, Arsiparis dan Fungsional Umum di bidang kearsipan.

  Pasal 148 ayat 1      

 Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen kearsipan.

Pasal 148 ayat 2      

Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian, pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi pengelolaan sumber daya kearsipan.

Pasal 149 ayat 1      

Arsiparis terdiri atas Arsiparis Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil.

Pasal 149 ayat 2      

Arsiparis Pegawai negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat(1), merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 150 ayat 1      

Arsiparis Pegawai negeri Sipil terdiri atas:

a.  Arsiparis tingkat ahli;

b.  Arsiparis tingkat terampil.

sesuai dengan masing-masing kompetensi di bidang kearsipan yang dimiliki.

 

PENGELOLAAN ARSIP

 

 

Lihat Semua